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La gestione del tempo nel lavoro e nella vita privata è tutto. Che si tratti di lavorare da soli o in team, una gestione scrupolosa dei tempi e delle consegne consente di migliorare le performance in maniera esponenziale.
Il time management è una disciplina economica a tutti gli effetti ed è stato attentamente studiato per poter ottenere il massimo da questa preziosa, ma limitata, risorsa.
Vediamo quali sono gli strumenti per gestire in modo efficace il tempo e massimizzare la resa del lavoro senza far crescere lo stress.
Il metodo Kanban
Uno strumento efficace che permette di visualizzare il lavoro da fare e lo stadio in cui si trova ogni processo è il metodo Kanban.
Sviluppato nel Giappone del secondo dopoguerra, rappresenta un sistema efficiente di organizzare il lavoro personale, dei membri del team, e dei vari gruppi coinvolti.
Si compone di semplici pannelli, le kanban board, che rappresentano graficamente gli step in cui suddividere un progetto e lo stadio del loro avanzamento.
Un sistema originariamente analogico che trova nella digitalizzazione il suo massimo compimento. Si tratta infatti di una soluzione intuitiva, facilmente comprensibile perché graficamente efficace, e ideale per gestire il tempo.
Gli step di un processo passano dalle fasi “To do”, “Work in progress” e “Done” così in qualunque momento è possibile visualizzare cosa si deve fare, cosa si sta facendo evitando il sovraccarico, e cosa è già stato fatto per dare il via a nuovi processi.
Obiettivi SMART
Smart è sinonimo di agile e flessibile. Lo abbiamo imparato in questi anni in cui la pandemia ha rivoluzionato il modo di intendere il lavoro da remoto trasformandolo in una realtà ampiamente diffusa.
Eppure, l’acronimo SMART ha solo tangenzialmente a che fare con il suo significato di intelligenza e adattabilità.
Infatti, questo termine e le connotazioni che comporta sono stati introdotti all’inizio degli anni ’80 da George T. Doran e hanno contribuito a rivoluzionare il modo con cui si organizza il lavoro in azienda.
Un incarico, non importa quale sia la sua natura, deve possedere queste caratteristiche:
S: Specific, Specifico
M: Measurable, Misurabile
A: Achievable, Realizzabile
R: Relevant, Rilevante
T: Time-based, Temporizzabile
Ecco la chiave: è necessario attribuire queste caratteristiche in maniera chiara e precisa a ogni compito che compone un lavoro. Scandendo ogni step del processo secondo questi parametri sarà più facile dominarne il processo e seguirne la sua evoluzione in maniera misurabile.
Il vantaggio di misurare gli effetti del tempo, e quindi delle attività che si svolgono in un determinato intervallo, è di intervenire in maniera tempestiva.
La trappola del multitasking
Nella gestione del tempo la prima regola è comprendere cosa non andrebbe mai fatto. Il primo errore da evitare è cedere alla tentazione dell’accumulare più incarichi alla volta.
Il mito del multitasking, che invita a cogliere le opportunità nascoste della gestione contemporanea di più lavori o segmenti di questo, è ampiamente tramontato.
È noto che una sola persona non può farsi carico di un numero eccessivo di compiti da svolgere allo stesso momento, o nella stessa giornata.
Il rischio del sovraccarico e del conseguente burnout, l’esaurimento come si diceva un tempo, è dietro l’angolo. Agire sotto pressione può avere un effetto stimolante, ma solo se avviene sporadicamente e in maniera controllata. Altrimenti si rischia il logorio mentale e fisico che porta a una scarsa resa personale. E quindi a una gestione errata del proprio tempo.
Viene in aiuto anche in questo caso il metodo Kanban che permette di visualizzare in maniera intuitiva e immediata quali lavori sono in corso di svolgimento. Il software, o lo spazio disponibile sulla lavagna fisica, avvisa tempestivamente quando è il momento di smettere di avviare nuovi processi prima di portare a termine quelli in corso.
