Lavoro | 28 aprile 2022, 11:41

Addetto al back office, cosa fa, che competenze servono e perché è importante

Il back office è fondamentale perché l’intera macchina organizzativa di un’azienda, o un ufficio pubblico, funzioni. Ma in cosa consiste questo lavoro e quali competenze servono?

Addetto al back office, cosa fa, che competenze servono e perché è importante

Chi si affaccia per primo al mondo del lavoro in ambito aziendale, probabilmente, non ancora ha ben chiara in mente la distinzione tra lavoro in front office e lavoro in back office.

Molto semplicemente, nella gestione del front office rientrano tutte quelle mansioni a contatto con il pubblico, finalizzate all’erogazione diretta del servizio, mentre nel back office tutto ciò che c’è dietro e al lavoro finalizzato alla gestione operativa dell’azienda.

Quest’ultimo, in particolare, può essere gestito direttamente dall’organizzazione o esternalizzato e può riguardare diversi settori.

Ci sono ad esempio i servizi di back office postale, i servizi di backoffice bancario diretto o i servizi di back office bancario in outsourcing, i servizi di backoffice aziendale, comunale e molti altri ancora.

Si tratta di due tipologie differenti di approccio, che richiedono conoscenze e competenze specifiche e anche una buona dose di predisposizione personale all’uno o all’altro.

Cosa serve, dunque, occuparsi del back office aziendale?

Rendere efficiente il lavoro di back office

Il back office è fondamentale perché l’intera macchina organizzativa di un’azienda, o un ufficio pubblico, funzioni.

Chiaramente le esigenze variano in base alla finalità di ognuna di queste, ma la sostanza resta.

Il nodo cruciale di un lavoro in back office svolto bene è legato certamente alla comunicazione interna e alla gestione dei flussi di lavoro.

Tante volte, infatti, nel passaggio di carte o semplicemente nella registrazione di dati si possono verificare errori grossolani che ne compromettono l’efficienza.

Tutto dipende, chiaramente dalle dimensioni dell’organizzazione.

In una grande realtà sarà più opportuno utilizzare piattaforme appropriate, intranet, software gestionali, mentre in organizzazioni più piccole basterà una semplice e-mail o telefonata.

C’è da dire, però, soprattutto nel primo caso sono necessarie competenze molto specifiche perché il lavoro venga comunque implementato nel modo corretto. Serve conoscenza degli strumenti, controllo dei flussi, monitoraggio costante.

Per questa ragione sempre più aziende ricorrono all’outsourcing, all’esternalizzazione del lavoro.

Esistono molti tipi di outsourcing, come già visto in precedenza, in base appunto alla tipologia di azienda che ne fa richiesta.

Le competenze necessarie per il lavoro di back office

Occuparsi del back office vuol dire implementare tutte quelle mansioni utili a rendere fluida l’operatività aziendale.

Ne sono un esempio la gestione delle telefonate, lo smistamento dei documenti nei vari uffici, la gestione di posta cartacea ed e-mail, la redazione di verbali, l’organizzazione di riunioni, trasferte, appuntamenti, gestione archivi e documenti, redazione documenti, gestione dell’agenda dei dirigenti, ma anche disbrigo di funzioni amministrative, contabilità, archivi, acquisizione e gestione dati.

Insomma le mansioni sono numerose e sono richieste skill molto specifiche in base alla funzione svolta.

Come avrai inteso, il lavoro di back office abbraccia diversi settori aziendali, per cui sono richieste conoscenze specifiche, magari di natura economica o commerciale, informatica, di segreteria.

Fondamentali invece sono le competenze personali, che dovrebbero fondarsi prevalentemente su una grande dote organizzativa del lavoro, precisione, capacità di lavoro in team e comunicazione.

Rapportarsi con gli utenti, infatti, non è prerogativa solo del front officer, poiché anche l’addetto al back office intrattiene rapporti con gli stakeholder aziendali e deve possedere buone doti relazionali.